Membuat Rencana Kerja (Gantt Chart) Excel

Setiap pelaksanaan pekerjaan, dapat dipastikan setiap perencana/pelaksana pekerjaan sangat mengharapkan pekerjaannya selesai dengan baik. Untuk itu diperlukan sebuah perencanaan yang baik sebelum memulai pekerjaan.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyelesaian pekerjaan, diantaranya :

• Pemahaman secara utuh lingkup pekerjaan, mencakup Input-Proses-Output
• Menyusun item-item pekerjaan yang termasuk dalam lingkup pekerjaan
• Perhitungan waktu dalam menyelesaikan setiap sub-pekerjaan, dengan memperhitungkan SDM, Biaya, Waktu dan lain-lainya..
• Membuat rencana kerja berdasarkan perhitungan-perhitungan pada point diatas.
• Monitoring dan evaluasi setiap pekerjaan.

Saat bekerja dalam sebuah tim, informasi mengenai urutan dan waktu pelaksanaan pekerjaan harus dapat di sampaikan ke seluruh tim, oleh karena itu penyusunan rencana/jadwal kerja sangatlah penting.
Banyak tools yang tersedia yang dapat digunakan sebagai media dalam membuat rencana kerja seperti Microsoft Project, 2plan, Bright Hub, dan sebagainya.
Pada kesempatan ini, kita akan mencoba memanfaatkan Ms. Excel yang cukup dikenal banyak orang untuk membuat rencana kerja otomatis seperti software Gantt Chart pada umumnya.

Langkah Pertama, membuat item-item pekerjaan yang akan dikerjakan.


Pada gambar diatas, ada beberapa informasi yang digunakan, seperti :

• Deskripsi item pekerjaan
• Waktu mulai pekerjaan
• Durasi / Lama yang diperlukan
• Waktu selesai pekerjaan
• Tabel waktu / timeline (dibuat memanjang, bisa dibuat berdasarkan kebutuhan), dalam contoh ini tabel waktu menggunakan satuan unit hari

Langkah Kedua, menentukan waktu mulai pekerjaan, durasi/waktu yang diperlukan dan waktu selesai pekerjaan.

Keterangan (disesuaikan dengan kebutuhan dan perencanaan),
Persiapan,
Dimulai tanggal 1,
Durasi 3 hari,
Selesai tanggal 4, untuk cell ini dapat kita buat formula : C4+D4

Survey Pendahuluan,
Survey Pendahuluan dimulai setelah persiapan selesai, maka waktu mulai = E4
Durasi 2 hari,
Selesai : C5+2

Pengukuran GPS,
Pengukuran GPS dilakukan setelah Survey Pendahuluan selesai, maka C6 = E5
Durasi 5 hari,
Selesai : C6+D6

Pengukuran Poligon,
Pengukuran Poligon dimulai bersamaan dengan Pengukuran GPS, maka C7 = C6
Durasi 12 hari,
Selesai E7 = C7 + D7

Pengukuran Waterpass,
Pengukuran Waterpass dimulai setelah 3 hari pengukuran poligon, maka C8 = C7+3
Durasi 12 hari,
Selesai E8=C8+D8

Pengolahan Data,
Pengolahan Data dimulai setelah pengukuran Waterpass selesai, maka C9 = E8
Durasi 2 hari,
Selesai E9=C9+D9

Laporan,
Laporan dimulai setelah pengolahan data selesai, maka C10=E9
Durasi 2 hari,
Selesai E10=C10+D10

Langkah Ketiga, membuat “Conditional Formatting” untuk pengisian cell pada “Timeline”.


Contoh :
Kita akan mengisi Cell F4, untuk mengisi F4 ini, ada 2 kondisi yang harus dipenuhi agar cell F4 ini bisa diberikan arsiran / fill, yaitu :

• F4 >= C5 ,
• F4 <= E5,
Artinya, F4 akan di berikan “Fill” bila memenuhi syarat tersebut.

Pada contoh diatas, F4 memenuhi syarat.

Langkah Ke Empat, setelah menentukan syarat maka selanjutnya kita membuat “Rule”


Setelah kita pilih “Manage Rules…", maka akan tampil :


Pilih “New Rule…”


Ada beberapa pilihan dalam membuat “Rule”, pilih “Use a formula to determine which cells to format” karena kita akan memasukan 2 syarat.
Masukan formula yang menetukan syarat tersebut pada “input” di bawah tulisan “ Format values where this formula is true”.


setelah kita masukan formula, kemudian kita pilih format “Fill” bila syarat tersebut terpenuhi.


Pilih “OK”


Pilih “OK”


Kemudian kita harus menentukan cell mana saja yang akan kita masukan ke dalam “Timeline”


Setelah kita tentukan area cell yang akan di jadikan sebagai “Timeline”, pilih “OK”

Setelah terisi kita pilih “OK”, dan kita akan melihat “Gantt Chart” otomatis berdasarkan data “Mulai” dan “Selesai”.

#Semoga Bermanfaat…..